自由职业者发票:你需要知道的一切,以获得报酬

Eric Brantner

告诉我这听起来是不是很熟悉,你拼了命地为你的客户创造完美的内容,寄来一张发票,然后你等待,等待,等待,等待更久。

自由职业者发票是一个非常重要的话题,但却没有得到足够的讨论。事实上,开发票的过程是一门科学——创建完美的发票,在正确的时间发送它(并且发送给正确的人!),在正确的时间跟进,让整个开发票过程对你和你的客户来说尽可能简单。

在下面的指南中,你会得到所有你需要的信息,开始给自由职业者发发票,让你按时付款,最少的麻烦。我将向你展示如何为自由职业者写发票,避免的关键错误,以及为自由职业者创建专业账单的最好的发票应用程序,这样你就可以得到你的钱。

点击下面目录中的任何部分直接跳转到该主题,或者继续滚动阅读完整指南。

披露:下面的一些链接是附属链接,这意味着如果您点击并购买,我们可能会获得佣金,而不需要您支付额外费用。

包括在你的自由职业者发票

完美的自由职业者发票包括什么?你需要确保每个发票都有以下信息:

  • 您的姓名和联系方式-包括你的名字(或者你的公司名称,如果你经营的是一个),地址,电话号码和电子邮件地址。你也应该包括你的企业标志,如果你有一个给你的自由职业者发票一个更专业的外观。
  • 你当事人的名字是你还需要包括客户的名字/公司名称和地址。如果你知道有一个特定的人负责他们的发票处理,你可能想要包括他们的名字。
  • 发票号码-发票编号使您和客户都可以轻松地跟踪特定的交易。如果你使用一个好的发票应用程序,它会自动为你创建发票号码。
  • 发行日期而且到期日期,有两个重要的日期需要记录在每个自由职业者的发票上——你发送发票的日期和账单需要支付的日期。发行日和到期日之间的天数通常应该在与客户的合同中列出。
  • 清晰的行项目描述清晰的沟通对于自由职业者的结账过程是至关重要的。通过清晰、简明、容易理解的工作描述,并包括每一行项目的价格,将你所提供的服务逐个列出。
  • 应付总额:显然,这是最重要的部分。你的客户需要知道他们欠了多少钱!确保发票总额清晰显示,不要忘记标明客户是否已经支付了定金,并相应地调整总额。
  • 付款方式,我相信,客户越容易付款,他们就越有可能毫无问题地付款。确保你的自由职业者发票包括客户支付你的不同方式的选择,以及他们需要支付的任何细节(例如,你的PayPal邮箱地址绑定到你的账户,如果你想要银行转账,银行信息,等等)。
  • 小字——在你的发票底部,包括任何其他重要的信息,如延迟付款的费用(甚至可能是提前付款的折扣)和其他澄清的要点。

自由职业者发票错误要避免

根据FreshBooks的数据科学家,40%的个体经营者至少有一张过期发票,平均超过2500美元!虽然在你的职业生涯中总会遇到一些付款缓慢、不诚实的客户,但事实是,许多自由职业者因为犯了严重的错误而把自己置于糟糕的境地。避免以下情况写作赚钱更容易:

  • 错误#1:一开始没有明确的合同甚至在你进入开票阶段之前,在你为客户做任何一点工作之前,你应该在合同或协议中解决所有安排的细节。不要没有目标就工作开云体育手机登录自由写作合同!一份好的合同将大大有助于避免发票纠纷。
  • 错误#2:让客户很难付钱给你设置多个支付选项,这样你的客户就不必为你的钱跳过无数个障碍。
  • 错误#3:使用不清晰的项目描述永远不要以为客户知道你正在完成的各种工作的所有小细节。你的服务描述必须非常清晰和准确,这样他们才能确切地知道他们为什么付费。
  • 错误#4:发给错误的人如果你的自由职业者的发票给了错误的人,它可能永远不会被看到,可能会陷入僵局。在你发送你的发票之前,一定要问清楚你应该把它发送给谁,并确认你有那个人正确的电子邮件地址和联系方式。
  • 错误5:在错误的时间发送邮件不要忘记等上几个月才把发票寄给客户。及时开具工作发票。这里有一个专业的建议——尽量避免在月底发送发票,因为它们有时会在混乱中丢失。
  • 错误#6:没有跟进逾期付款提醒如果你的客户错过了截止日期,你需要及时发送提醒,直到账单支付。这是我喜欢的功能之一FreshBooks你可以设置自动逾期付款提醒(最多3个),并选择支付的增量。
  • 错误7:摆出一个不专业的形象作为作家,我们有时会忽视设计的重要性。如果你想被当作一个真正的企业主对待,你需要展示一个良好的、专业的形象。这也适用于你的发票。给你的发票打上烙印,选择你喜欢的配色方案,并选择一个时髦的模板。这一切都将帮助你作为服务提供者被更认真地对待。
  • 错误#8:不使用自由职业者的发票应用程序-您是否在Word或Excel中手动创建发票?拜托,你比这强多了。这不仅不专业,而且效率非常低,让跟踪你的自由职业财务状况成为一场噩梦。有这么多伟大的自由职业者发票应用程序和工具,将使你的生活方式更容易…

最好的自由职业者发票应用程序

市面上有很多面向自由职业者的发票应用程序,我不会一一列举。我将分享一些我最喜欢的和我知道我的其他自由职业者朋友喜欢使用的。

freshbooks

最佳整体:FreshBooks(30天免费试用)

优点:实时发票跟踪;使用方便;对所有设备访问的云支持;自动付款提醒;负担得起的

缺点:费用输入有时会出错;报告很简单,但不是非常健壮

几年前,FreshBooks就一直是我自由职业者常用的发票工具。开发发票总是一件轻而易举的事,而且有许多很酷的特性使开发发票过程对自由职业者来说更容易,比如重复发票、自动逾期付款提醒、模板定制等等。

有一个30天的免费试用期,之后的定价通常是每月15美元(最多5个客户)或25美元(最多50个客户)。你可以通过提前支付年费来获得折扣。另外值得注意的是,在写这篇文章的时候,月套餐和年套餐都在新的一年里额外打六折!两种计划都有无限发票;费用跟踪;发送项目评估的能力;接受信用卡、银行转账等支付方式;还有很多自动化设备,可以节省你的时间。

你可以试用30天免费的FreshBooks看看它是否适合你的自由职业。

波结账

最好的免费发票软件:Wave Invoicing

优点:免费使用,可定制的发票

缺点:学习曲线访问所有功能;客户服务有限;没有时间追踪

我们都喜欢自由,对吧?Wave Invoicing是完全免费的,这意味着你不需要花钱创建和发送发票。

而对于低,低价格的免费,这是一个相当好的自由职业者发票解决方案。它能够创建定制的发票、循环账单等。

当然,使用免费的发票程序总是有限制的。我看到的关于Wave最常见的抱怨之一是它的客户支持非常有限——只有电子邮件,没有电话或实时聊天,这使得解决问题非常耗时。它也缺乏一些有用的功能,比如时间跟踪。

也就是说,它是免费的,可能值得一看。了解更多在这里

自雇者

使用TurboTax的自由职业者的最佳选择:QuickBooks个体

优点:相当实惠,每年的不同时间都有多次折扣;设计时考虑到自由职业者;易于使用的界面;与TurboTax轻松集成

缺点:缺少时间跟踪等功能;缺乏对所有设备的访问;没有像FreshBooks那样与很多第三方平台集成

QuickBooks个体有许多和其他会计软件程序相同的功能,真正使它与众不同的是它如何直接集成TurboTax,这是另一个Intuit产品。如果你是用TurboTax报税的人自雇税,你会想要认真考虑QuickBooks自雇,因为它可以节省大量的时间来设置所有的数据。

不过,它也有一些缺点,包括缺乏全设备访问和同步功能,没有时间跟踪功能,而且它与TurboTax以外的其他第三方平台运行得不太好。

你可以看到FreshBooks和QuickBooks的比较在这里

当自由职业者客户不付钱时该怎么办

你遇到过这种情况吗?你拼命赶客户的最后期限。让编辑批准你的作品。几周后,你仍然收到一份未付的自由职业者发票。

你的委托人一股游手好闲的味道。

顺便说一句,优秀的客户不会拖着作者的脚,让你一个人付着未付的发票。为什么?因为他们知道他们需要你的帮助,他们看重你的写作技巧。

有些地方支付缓慢是因为他们的组织内部存在内部动荡。也许是管理层的问题。也许是会计部门或者人力资源部的人在拿着一张支票。有时这是厄运即将来临的征兆。

当你收到一份未支付的自由职业者发票时,你可能会认为你能做的事情并不多。但事实并非如此。

事实上,我有过一些自由职业者的客户,他们拖着付款的时间,让我几个星期或几个月都没付发票。

多年来,我开发了一套系统,在发票未付的情况下给不可靠的客户打电话提醒。这是有效的。

以下是我的5个收集多余支票的好方法:

1.友好的电子邮件提醒

我喜欢假设我的未付发票是一个简单的疏忽或错误。付款的第二天,我发了一封友好的邮件:

“嗨,我只是来确认一下,因为我这个项目的最后一笔款项昨天就到期了。我知道你几周前就拿到了我的定稿了,准备好了吗?请让我知道,如果你需要我做什么,请让我知道我什么时候可以期待付款。如果您需要另一份发票,请告诉我。”

有时候,这就够了。未付的发票被放错了地方,或者会计请了几天病假,你的提示会把支票或付款给你。

记住,关于未付发票的自动后续邮件也是你可以设置的FreshBooks(30天免费试用)

2.打电话

没有回复这封关于未付发票的友好邮件?是时候给他们打电话了。

如果你能接通他们的电话,很多人就不会那么躲躲闪闪了。他们可能会告诉你为什么迟到了(把相位器设置为“忽略”),但希望他们会告诉你什么时候可以收到支票或付款。

如果你太胆小,不敢面对客户关于自由职业者未支付的发票……

考虑雇佣一个催收公司来帮你,或者找一个朋友帮忙。发票工具FreshBooks也能有所帮助(是的,我使用这个并自豪地附属销售它)。

3.顺着链条往上走

在一次在线聊天之后,如果未支付的自由职业者发票在他们承诺的新(晚)日期前没有得到处理,我通常会认为我在和错误的人交谈。是时候找别人了。

  • 如果你是在和一个编辑说话,问问总编辑或总编。
  • 最好是去会计部门。通常情况下,会计人员会告诉你,没有遵循他们的文书工作协议的编辑应该对未支付的发票负责。或者他们会说发票来的太晚了,赶不上这个月的周期,所以会在30天内付清。
  • 如果你一直在和营销经理共事在一家公司,试试首席财务官(CFO)或他们的右手。

现在,你至少知道了问题所在,如果是他们的错误,他们需要提供文件,你可以回去找编辑。

注意:编辑们有时会避开这些电话,因为他们感到沮丧和无助——他们不签支票,而且经常对他们的作者被耍感到非常不高兴。如果这是他们的疏忽,希望他们能帮忙。

4.收取滞纳金

如果在第1-3步没有得到满意的答复,我有时会重新提交账单,第一个月申请2%的月费(复利)。

  • 对于那些不是数学呆子的人来说,这意味着下个月,我将接受这个新的更大的金额,并在此基础上增加2%的费用,而不是原来的更低的费用。以此类推。

通常情况下,滞纳金账单会唤醒客户,他们会寄来一张支票。

他们可能只发送常规金额而不发送滞纳金,但他们决定是时候支付了。滞纳金让他们明白,你不仅没有离开,而且他们拖得越久,你实际上会从他们那里得到更多的钱。

一旦他们清楚地知道他们不能永远坐在账单上而不承担后果,那么经常赖账的人会突然找到他们需要支付给你的钱,这是令人惊讶的。

5.社会羞辱

我知道——我觉得提这件事很不好意思。我承认,这有点刻薄。但它通常很有效。

在社交媒体上公开“揭发”一个游手好闲的客户,真的能让他们省下一毛钱。每家公司都担心社交媒体的声誉受损。所以你通常会从以下推特中迅速得到关于自由职业者未支付发票的回复:

@杂志-还在找我三周前就该交的1000美元稿费。我什么时候能收到呢?”

@company -三周前交了我的最终稿。付款已逾期。请告诉我什么时候能看到我的支票?”

或者,可能是最糟糕的:

“@writers——还有谁在为@X公司写东西?”很难拿到工资?想联系…

社交羞耻的3个小贴士

  1. 保持专业。
  2. 不要粗鲁或骂人。
  3. 坚持事实。

一旦他们看到他们不负责任的消息就会传开对于他们自己的客户,他们可能会连夜给你一张支票或者送您和电子支付

他们欠你钱,而且过期了。如果你开始激怒他们,你可能会失去获得报酬的机会,而不是帮助他们。

停止工作

另一件要做的事情是防止你的客户赖账,停止任何正在进行的任务,你从该客户。

还款慢的人会被排在优先列表的底部

你可以选择让他们知道这次罢工已经发生了,或者你可以决定保守秘密。但是你应该马上去做其他客户的工作,或者去做市场营销,寻找更多的客户。

毕竟,这笔款项可能永远也到不了

不要越陷越深,在一个可能准备敲诈你的客户那里积累更多的账单。我从很多作家那里听到过悲伤的故事,他们最终从一个破产的客户那里得到了10,000美元或更多的出色表现。

你对你的自由职业者发票过程满意吗?请在下方留言分享你的想法。

7评论

  1. 杰西·罗梅罗

    谢谢你! !

    回复
  2. 文森特

    哇!有趣。

    回复
  3. 克里

    对于刚开始工作的自由职业者来说非常有用。如何开具发票?这是我们没有想太多的最重要的事情之一。谢谢你。

    回复
    • 以写作为生开云体育官方网站

      后端业务可能很无聊,但掌握它是非常重要的!

  4. 迈克尔Nkansah

    非常感谢你的这篇文章。这是所有自由职业者的必读书目。

    回复
  5. 琳达H

    当我全职工作时,我使用Freshbooks,我真的很喜欢它。它的多个功能帮助我保持付款目标,跟进滞纳金,时间功能允许我在按小时计费的项目上显示所花的时间。我的一些客户使用它,所以通过Freshbooks发送发票意味着我当天晚些时候就能收到报酬,直接存入我的账户。
    强烈推荐它,尽管我知道其他作家使用其他工具。

    回复
    • 以写作为生开云体育官方网站

      我也很喜欢!

提交评论

您的电邮地址将不会公布。

相关的帖子

如何进入怪诞新闻行业

如果你想了解如何进入怪诞新闻业或它背后的历史,你来对地方了。最初由亨特·s·汤普森(Hunter S. Thompson)提出,gonzo journalism是一种写作风格,你在报道一个话题或事件,但你把你的……

4个简单的写作副业

最近,我写了一篇关于作家11种不同副业的长文。当你的最终目标是作为一个作家来赚取你的全职收入时,如果你不能通过写作来达到收支平衡怎么办?我们大多数作家都知道我们的职业生涯会经历高潮和低谷。

Baidu
map